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Relatório de auditoria de resultados sobre a “Aquisição e gestão de bens e serviços da Direcção dos Serviços das Forças de Segurança de Macau”

Relatório de auditoria de resultados sobre a “Gestão das publicações do Governo”

Relatório de auditoria específica “Gestão de fundos do Comité Organizador dos 2.^os Jogos Asiáticos em Recinto Coberto, S.A.”

A Comissária da Auditoria Fátima Choi participou na Assembleia Geral da Organização das Instituições Supremas de Controlo da Comunidade dos Países de Língua Portuguesa

Mestre Chio Chim Chun nomeado como Chefe do Gabinete da Comissária da Auditoria

São divulgados os relatórios de auditoria de resultados sobre a “Gestão e funcionamento do Comité Organizador dos 4. ^os Jogos da Ásia Oriental – Macau, S.A. (I)” e “Gestão e funcionamento do Comité Organizador dos 4. ^os Jogos da Ásia Oriental – Macau, S.A. (II)”

A Direcção dos Serviços das Forças de Segurança de Macau (DSFSM) procedeu aquisições de grande escala sem ter baseado num planeamento global, o que prejudicava a eficácia e a eficiência de execução. Recentemente, o Comissariado da Auditoria (CA) concluiu a auditoria de resultados sobre a “Aquisição e gestão de bens e serviços da Direcção dos Serviços das Forças de Segurança de Macau”, a qual verificou questões sobre as aquisições acima referidas. O CA entende que a falta dum planeamento prévio de recursos conduz a incessantes estudos rectificativos ao projecto já adquirido, que por sua vez iria provocar despesas sem fim, suportadas pelo erário público, contrariando assim o princípio de gestão financeira prudente.

O CA concluiu, recentemente, o relatório de auditoria de resultados sobre a “Aquisição e gestão de bens e serviços da Direcção dos Serviços das Forças de Segurança de Macau”. A presente auditoria incidiu sobre as aquisições de bens e serviços das entidades das forças de segurança que eram coordenadas pela DSFSM e verificou que a DSFSM não tinha suficiente estudos preliminares e um planeamento global para as aquisições de grande escala que incluiam: o sistema de controlo automático (o montante adjudicado excedeu 7 milhões de patacas), do sistema digital rádio troncas (o montante adjudicado foi menos de 70 milhões de patacas), da viatura para transporte de instrumentos de desinfecção e limpeza e da bolsa de cinta operacional do Corpo de Polícia de Segurança Pública, o que resultou a várias alterações às especificações técnicas e os requisitos das aquisições. A auditoria verificou ainda que a DSFSM tinha uma fraca noção de gestão financeira pública, incumprindo o princípio de boa gestão financeira pública “verbas específicas para fins específicos”; não definiu com precisão os critérios de apreciação aquando da feitura da documentação para a abertura de concurso; negligenciou na aferição dos elementos fornecidos pelo fornecedor; não deu atenção às divergências de opiniões e questões de comunicação surgidas no processo de aquisição, o que obrigou a frequentes alterações durante o processo, a necessidade de maiores recursos administrativos e ao prolongamento do período de aquisição.

Antes de iniciar uma aquisição de grande escala, o CA sugere que a DSFSM deve definir um plano global, onde se apresentam, de forma clara, as fases de execução e as tarefas a realizar e os recursos necessários em cada uma dessas fases; deve ainda realizar com rigor os estudos e os trabalhos de análise preliminar, a fim de evitar alterações após adjudicação ou assinatura do contrato. A DSFSM deve criar um mecanismo adequado e em conjunto com as Forças, empenhar-se na criação de um mecanismo de comunicação para resolver as divergências de opinião a surgir nos processos de aquisição.

O relatório de auditoria de resultados sobre a “Aquisição e gestão de bens e serviços da Direcção dos Serviços das Forças de Segurança de Macau”, que já foi apreciado pelo Chefe do Executivo e com cópia entregue à Assembleia Legislativa, está disponível aos interessados nas instalações do CA nas horas de expediente. O relatório pode também ser descarregado a partir deste site.

O Comissariado da Auditoria (CA) concluiu o relatório de auditoria de resultados sobre a “Gestão das publicações do Governo”, em que se dá conta da auditoria efectuada sobre a realização de publicações de risco mais elevado do Instituto Cultural (IC) e do Instituto para os Assuntos Cívicos e Municipais (IACM), abrangendo, livros, programas, cartazes, cartões de felicitações, envelopes para lai si, calendários de mesa e doutros tipos e, ainda, material diverso

destinado a acções de divulgação. A auditoria verificou que, em termos gerais, os dois serviços públicos não planeavam suficientemente as publicações, o que originava tiragens excessivas e características demasiado luxuosas. O CA sugere que os serviços públicos devam fundamentar as tiragens e as características técnicas das publicações em necessidades objectivas e na relação custo benefício, a fim de evitar o desperdício de recursos.

No decurso da auditoria, foi verificado que o IC não dispunha de instruções escritas para a sua actividade editorial, enquanto que as do IACM deveriam ser completadas e reforçadas. No período de 2000 a 2006, o IC e o IACM, em conjunto, acumularam mais de 130 mil exemplares de publicações em depósito, representando um custo de impressão de cerca de 5 milhões de patacas. Mandaram também realizar quantidades exageradas, e sem características técnicas definidas, de cartões de felicitações, envelopes para lai si, fai chôn, calendários de mesa e doutros tipos, bem como de material para actos de cortesia e promoção. Só no período entre 2004 e 2006, o IC e o IACM despenderam mais de 1,3 milhões de patacas neste tipo de trabalhos.

A auditoria verificou ainda que os dois serviços não cumpriram com rigor as disposições legais que determinam a consulta de preços à Imprensa Oficial; não dispunham de medidas de controlo eficazes sobre as publicações não escoadas nem de condições adequadas de conservação para a guarda dos exemplares sobrantes, aumentando o risco da sua deterioração; e, tão pouco, procediam à avaliação periódica e documentada sobre as publicações, contribuindo assim para a redução da eficácia das publicações do Governo.

Relativamente às publicações suportadas pelo erário público, o CA sugere que os serviços públicos devam “economizar onde se deve economizar”, estabelecer um planeamento global e adequado, aplicar um regime de controlo rigoroso e evitar perseguir o luxo, o que só fazia desbaratar o erário público. O CA propugna ainda o uso generalizado do cartão de boas-festas electrónico, que preserva o meio ambiente e evita o desperdício de recursos.

O relatório de auditoria de resultados sobre a “Gestão das publicações do Governo”, que já foi apreciado pelo Chefe do Executivo e com cópia entregue à Assembleia Legislativa, está disponível aos interessados nas suas instalações sitas na Alameda Dr. Carlos d'Assumpção, n.° 411-417, Edifício "Dynasty Plaza", 20.° andar, nas horas de expediente. O relatório pode também ser descarregado a partir deste site.

O Comissariado da Auditoria acaba de divulgar o relatório de auditoria específica dedicado à “Gestão de fundos do Comité Organizador dos 2.os Jogos Asiáticos em Recinto Coberto, S.A.”, esperando que os resultados de auditoria nele apresentados possam servir de referência à Região Administrativa Especial de Macau na futura criação de empresas específicas para determinados projectos e, ao mesmo tempo, promover o estabelecimento de um conjunto de medidas eficazes para a gestão de fundos.

O capital social do Comité Organizador dos 2.os Jogos Asiáticos em Recinto Coberto de Macau, S. A. (adiante designado por MAIGOC) foi realizado pelo Governo da RAEM, no valor total de 870 milhões de patacas. O Comissariado da Auditoria procedeu a uma auditoria à gestão de fundos da MAIGOC, tendo por objectivo analisar o seu procedimento de gestão e se a aplicação dos fundos conseguiu obter a máxima rentabilização.

O Comissariado da Auditoria verificou que a MAIGOC não tinha um procedimento eficaz para controlar os momentos de realização do capital pelos accionistas, o que provocou a entrada demasiadamente cedo dos fundos e a consequente formação de grande volume de fundos parados. Além disso, a MAIGOC não introduziu nenhuma medida de prevenção de risco cambial na realização de 11 grandes despesas pagas em divisas, o que obrigou ao dispêndio adicional cerca de 560 mil patacas nos pagamentos, devido a flutuações cambiais.

Com base no exame de auditoria realizado, o Comissariado da Auditoria sugere que os dirigentes competentes envolvidos devem potenciar a função de gestão de fundos, gerindo de forma eficaz as entradas e as saídas de fundos e determinando os melhores momentos para a entrada de capitais, em tranches separadas, de acordo com as reais necessidades de operação. Quanto às despesas em divisas, o Comissariado da Auditoria sugere que, uma vez autorizadas, devem ser logo estabelecidas medidas para prevenir o risco cambial e escolhidos os instrumentos de prevenção de riscos.

O relatório de auditoria específica sobre a “Gestão de fundos do Comité Organizador dos 2.os Jogos Asiáticos em Recinto Coberto, S.A.”, já apreciado pelo Chefe do Executivo e com cópia entregue na Assembleia Legislativa, pode ser levantado, a título gratuito, nas instalações do Comissariado da Auditoria, sitas no edifício "Dynasty Plaza", 20.° andar, à Alameda Dr. Carlos d'Assumpção, n.° 411-417, nas horas de expediente, enquanto a versão electrónica do mesmo pode ser acedida através do deste site.

A V Assembleia Geral da Organização das ISC da CPLP teve lugar neste mês, na cidade portuguesa do Porto. A Assembleia Geral deliberou realizar um seminário em Fevereiro do próximo ano, em Macau, em que constituirão temas de debate o “Controlo Interno dos Serviços Públicos e das Instituições Supremas de Auditoria” e o “Desenvolvimento da Auditoria de Resultados”.

A Comissária da Auditoria participou na Assembleia Geral em representação da RAEM, que detém o estatuto de observador na organização, tendo, pela primeira vez, apresentado uma comunicação, dedicada à actividade de auditoria desenvolvida pelo Governo da RAEM e os impactos dos relatórios de auditoria nos diversos quadrantes da sociedade. Fátima Choi salientou que os relatórios de auditoria têm conseguido despertar a atenção dos serviços públicos para os assuntos auditados, tendo aqueles, consequentemente, procedido à introdução de medidas de melhoramento, concluindo-se, assim, que os relatórios de auditoria consubstanciam um valor acrescentado para a generalidade dos serviços públicos. Na retrospectiva sobre os relatórios de auditoria divulgados e a sua eficácia social, Fátima Choi sublinhou que as opiniões e sugestões apresentadas nos relatórios têm conseguido despertar a atenção dos deputados da Assembleia Legislativa, dos meios de comunicação social e do público em geral, promovendo assim o emergir duma fiscalização interactiva, favorável ao melhoramento das operações diárias dos serviços públicos, ao impulsionamento duma reflexão aprofundada sobre o papel da Administração, traduzindo-se, no final, numa maior responsabilização governativa.

A Assembleia Geral da Organização das ISC da CPLP realiza-se de dois em dois anos e tem por objectivo reforçar o intercâmbio e a cooperação entre as instituições supremas de controlo dos países membros. A participação do Comissariado da Auditoria contribui para manter o relacionamento amigável com os países de língua portuguesa e, através dos debates técnicos, partilhar com eles experiências de auditoria. A deliberação tomada, por unanimidade, pela Assembleia Geral no sentido de realizar um seminário técnico no próximo ano, em Macau, é reflexo do reforço de intercâmbio profissional entre Macau e os países de língua portuguesa.

“Os Impactos das Instituições Supremas de Auditoria” foi o tema de debate eleito para a assembleia geral ora concluída, tendo os oradores apresentado a situação dos respectivos países.

Participaram na V Assembleia Geral, que decorreu nos dias 8 e 9 do corrente mês, Portugal, Brasil, Angola, Moçambique, S. Tomé e Príncipe, Cabo Verde, Guiné-Bissau, Timor-Leste e Macau. A Comissária da Auditoria Fátima Choi participou na assembleia geral acompanhada do seu chefe de gabinete, Chio Chim Chun.

Por despacho da Comissária da Auditoria, Fátima Choi, de 1 de Fevereiro de 2008, o Mestre Chio Chim Chun foi nomeado, em comissão de serviço, pelo período de dois anos, como Chefe do Gabinete da Comissária da Auditoria. A cerimónia de tomada de posse teve lugar no dia 27 no auditório do Comissariado da Auditoria.

Chio Chim Chun licenciou-se em Direito pela Universidade Nacional de Chong Heng, Taiwan, em 1991, participou no ano seguinte no “Programa de Estudos em Portugal” e concluiu, em 2004, o mestrado em Direito, em língua chinesa, na Universidade de Macau.

Chefe do Gabinete da Comissária da Auditoria - Chio Chim Chun

Chio Chim Chun ingressou na Função Pública em 1991 e desempenhou, durante largos anos, o cargo de chefe de departamento no Gabinete para a Tradução Jurídica e na Direcção dos Serviços de Assuntos de Justiça, ocupando-se principalmente de assuntos de tradução e divulgação jurídica. Em regime de acumulação de funções, Chio foi ainda docente nos cursos de Direito de várias instituições de ensino superior locais. Chio Chim Chun foi, até Novembro de 2007, assessor no Gabinete da Comissária da Auditoria.

O Comissariado da Auditoria concluiu os relatórios de auditoria de resultados sobre a “Gestão e funcionamento do Comité Organizador dos 4. ^os Jogos da Ásia Oriental – Macau, S.A. (I)” e “Gestão e funcionamento do Comité Organizador dos 4. ^os Jogos da Ásia Oriental – Macau, S.A. (II)”. Os relatórios, já entregues ao Chefe do Executivo à Assembleia Legislativa, vão ser divulgados publicamente no dia 5 do corrente mês.

As matérias examinadas nestes dois relatórios respeitam ao planeamento dos Jogos, à elaboração e execução do orçamento financeiro, à criação e gestão do Centro de Actividades Temáticas para a Juventude dos Jogos da Ásia Oriental (Centro de Actividades) e ao modelo de gestão e funcionamento adoptado pelo Comité Organizador dos 4. ^os Jogos da Ásia Oriental – Macau, S.A. (MEAGOC).

O Comissariado da Auditoria verificou que a extinta MEAGOC nunca teve um plano geral de actividades para a globalidade dos Jogos e os planos anuais eram apresentados fora dos prazos, tornando frágeis e pouco rigorosos os indicadores de orçamentação utilizados para a proposta de aumento do capital social, que posteriormente viria a ser feita, pois não havia referências; foram utilizadas fasquias demasiado altas para a estimação das receitas e, por outro lado, os orçamentos de despesas foram alterados com alguma frequência; foram investidos quase 4,5 milhões de patacas para desenvolver um sistema de bilheteira electrónico que, no final, acabaria por ser abandonado; e, quanto à reserva de quartos de hotel para os convidados, atletas e outras pessoas envolvidas nos Jogos, registaram-se quartos desocupados devido a negligência na organização, causando um desperdício no valor de 8,7 milhões de patacas.

Relativamente ao Centro de Actividades, que exigiu um investimento na ordem de 39 milhões e 200 mil patacas para os seus 29 meses de arrendamento, o Comissariado da Auditoria verificou que sua localização bem como as funções a desempenhar não foram avaliadas de forma aprofundada, dando origem a uma grave situação de desocupação de algumas das instalações. Por outro lado, o Comissariado da Auditoria verificou que os 6 recintos cobertos com condições de uso polivalente utilizados durante os Jogos poderiam ter tido uma utilização mais intensa.

Com base na auditoria realizada, o Comissariado da Auditoria sugere que, para um evento desportivo da natureza dos Jogos da Ásia Oriental, importa elaborar, já na fase preliminar dos preparativos, um plano geral e prospectivo que englobe a totalidade do evento e cujo orçamento seja razoável e exequível; que os sistemas de tecnologia de informação a introduzir se articulem com o modelo de venda de bilhetes previamente definido; e, que se procure saber o mais cedo possível da presença e dos termos de estadia das pessoas envolvidas bem como das necessidades de quartos para os órgãos de comunicação social, com vista a minimizar o desperdício dos quartos não ocupados. Ainda, a direcção de qualquer organismo público, ou de outra natureza com a responsabilidade de gerir recursos públicos, deve observar escrupulosamente o princípio de gestão prudente e rigorosa do erário público, com vista a aumentar a transparência das operações e tornar eficaz o controlo interno, bem ainda para assegurar que os recursos públicos investidos possam gerar os maiores benefícios.

Sobre os 4. ^os Jogos da Ásia Oriental, o Comissariado da Auditoria realizou no total 10 relatórios de auditoria, constituindo os dois agora divulgados a síntese de todos os trabalhos de auditoria efectuados. O público interessado pode dirigir-se às instalações do Comissariado da Auditoria, nas horas de expediente, para levantar um exemplar impresso ou, querendo, descarregá-los a partir do website do mesmo Comissariado.

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