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Medidas de Controlo de Qualidade de Auditoria

Introdução

Ao abrigo do disposto na Lei n.º 11/1999 da Região Administrativa Especial de Macau, o Comissariado da Auditoria (CA) funciona como órgão independente e realiza auditorias financeiras, auditorias de resultados e auditorias específicas sobre os sujeitos a auditoria previstos na lei.

O CA controla a qualidade dos seus processos de auditoria através da aplicação de processos e métodos de gestão de projectos, bem como da implementação da auditoria interna. Esta abordagem assegura que o pessoal de auditoria conduza as actividades de auditoria de acordo com a lei, observe escrupulosamente as regras profissionais e examine os factos de forma objectiva e justa, imparcial e impessoal.

A elaboração da presente brochura procura fornecer elementos claros e concisos a entidades e a todos quantos tenham necessidade de conhecer os procedimentos de auditoria e as respectivas medidas de controlo, pois os trabalhos de auditoria serão tanto mais eficientes e rigorosos quanto mais os parceiros conhecerem e compreenderem os processos e os métodos envolvidos.

Gestão de projectos

No quadro de gestão de projectos, o controlo de qualidade apresenta-se como instrumento importante para disciplinar os actos e clarificar as responsabilidades. O controlo de qualidade é assegurado pelo acompanhamento e revisão a cargo dos dirigentes e chefias e atravessa todas as fases de auditoria, desde a concepção do plano de auditoria, passando pela colecta de provas de auditoria, elaboração dos documentos de trabalho, apresentação do relatório, até à constituição do processo da auditoria.

Plano de auditoria

A decisão de realizar uma auditoria é precedida de exaustiva ponderação sobre o seu impacto, complexidade, tempestividade e exequibilidade.

A gestão do plano de auditoria é vertical, com responsabilidades distribuídas hierarquicamente, e assegura que as tarefas de auditoria sejam realizadas de forma científica, ordenada e eficaz.

Durante a elaboração do plano de auditoria, há que identificar e definir claramente o objecto de auditoria e as matérias cruciais a examinar. No mesmo processo, há que assegurar ainda a qualidade e o nível dos resultados de auditoria, o uso eficaz dos recursos de auditoria bem como a maximização dos efeitos da auditoria.

Na definição do âmbito, natureza e calendário da auditoria há que conhecer bem a natureza da actividade e as operações financeiras do sujeito a auditoria, de forma a poder afectar o pessoal profissional adequado, tratar da organização e da coordenação e distribuir racionalmente as tarefas de auditoria.

O plano de auditoria é um documento orientador, apresenta as bases legais de realização da auditoria, define o objecto de auditoria, define os processos e os métodos mais eficazes a adoptar, estabelece o nível de materialidade e estima os riscos de auditoria. O plano define ainda o âmbito, o conteúdo e as matérias cruciais a examinar, o início e termo das tarefas a executar e fornece indicações para uma composição adequada da equipa de auditoria e para a divisão de tarefas entre os seus membros.

Os critérios de auditoria devem obrigatoriamente ser objectivos, definidos com base na legislação vigente e tendo em conta indicadores de desempenho comparáveis e normas técnicas internacionais. A definição dos critérios deve ainda ter em conta as especificidades da actividade, o modelo de gestão e outras características do sujeito a auditoria.

A preparação dos projectos de auditoria compete à Direcção dos Serviços de Auditoria (DSA), que os apresenta ao Comissário da Auditoria para autorização, sendo a execução cometida às equipas de auditoria constituídas no âmbito dos departamentos de auditoria competentes. Quaisquer ajustamentos ao plano de auditoria em fase de execução, provocados por motivos de força maior, incluindo restrições do âmbito de auditoria e alteração de pessoal supervenientes, só podem ser introduzidos, salvo situações urgentes e especiais, com autorização prévia do Comissário da Auditoria e registados de forma circunstanciada.

Os dirigentes da DSA devem verificar se o objecto da auditoria foi definido de forma adequada. Os auditores superiores ou os responsáveis pelas equipas devem examinar a exequibilidade do objecto da auditoria, o âmbito e as matérias cruciais a examinar, a adequação do conteúdo da auditoria, bem como a operacionalidade dos processos e métodos, o nível de materialidade, estimar os riscos, a razoabilidade da calendarização e a adequação da divisão de tarefas. Os membros das equipas de auditoria são responsáveis pela veracidade e integridade dos registos produzidos no âmbito dos estudos preliminares.

Provas de auditoria

O pessoal de auditoria deve proceder à recolha de provas de auditoria que sejam relevantes para as matérias definidas no programa de auditoria. As provas podem compreender documentos, objectos, dados audio-visuais ou electrónicos, testemunhos orais, relatórios de peritagem e autos de ocorrência, entre outros. As provas de auditoria devem ser objectivas, relevantes, suficientes e legais.

No exercício das suas funções, o CA goza do direito à cooperação por parte dos sujeitos a auditoria, que se obrigam a prestar todas e quaisquer informações, documentos e outros elementos necessários à boa execução das tarefas de auditoria.

O pessoal de auditoria pode proceder à recolha de elementos, processos e objectos originais capazes de comprovar as matérias de auditoria. Havendo restrições à sua recolha, poder-se-á recorrer à transcrição, resumo, fotocópia, fotografia, conversão e armazenamento em suporte diferente ou descarregamento dos mesmos dados.

Ao recolher provas materiais, o pessoal de auditoria deve registar quem são os seus proprietários, as quantidades, os locais e formas de guarda, bem como identificar quem as forneceu.

Na recolha de dados audi-visuais ou electrónicos, o pessoal de auditoria deve registar o processo de produção, a data de produção, o autor da produção, o ambiente e o sistema operativo dos dados electrónicos e, ainda, o local e a forma de armazenamento. Caso necessário, e se possível, o pessoal de auditoria pode converter os dados electrónicos em formato de papel.

Sempre que ocorram situações em que matérias relevantes para o objecto de auditoria tornem pouco viáveis os processos e métodos de auditoria definidos ou que, aplicados, afectem grandemente a recolha de provas de auditoria suficientes, o pessoal de auditoria deve complementar ou substituir os processos e os métodos em causa.

O pessoal de auditoria deve analisar, apreciar e sistematizar as provas obtidas de forma a assegurar que as conclusões de auditoria sobre as matérias examinadas sejam fundamentadas.

Os responsáveis pelas equipas de auditoria devem supervisionar e orientar os respectivos membros na execução dos procedimentos de auditoria, nas tarefas de recolha de provas de auditoria e na sua análise. Caso os responsáveis verifiquem que membros das equipas não estejam a cumprir a calendarização definida ou que não estejam a aplicar os métodos e processos de forma apropriada, a ponto de comprometerem a recolha de provas conforme os requisitos estabelecidos, devem os mesmos chamar a atenção dos membros em causa para procederem à rectificação e poderem, assim, continuar com a recolha.

No decurso da auditoria, o pessoal de auditoria deve tomar todas as medidas de precaução de forma a garantir a veracidade e a integridade das provas de auditoria, não podendo o mesmo ocultar, alterar, destruir ou excluir quaisquer provas de auditoria.

Documentos de trabalho de auditoria

O pessoal de auditoria deve registar em documentos de trabalho as operações referentes às receitas e despesas fiscais e financeiras dos sujeitos a auditoria e todas as matérias relevantes às conclusões de auditoria, apoiadas com as respectivas provas.

Os responsáveis pelas equipas de auditoria devem rever os documentos de trabalho e emitir as suas opiniões, tendo em vista a assegurar que:

a) o objectivo de auditoria foi atingido;
b) os processos e métodos de auditoria estabelecidos foram executados;
c) as provas de auditoria recolhidas são suficientes;
d) as normas legais aplicadas são as apropriadas e que as conclusões de auditoria estão correctas.

Os responsáveis pelas equipas de auditoria devem chamar a atenção do pessoal de auditoria para eventuais problemas existentes nos documentos de trabalho e fazer com que sejam corrigidos atempadamente. O pessoal de auditoria é responsável pela veracidade e integridade dos documentos de trabalho, especialmente no que toca a problemas e verificações materialmente relevantes não detectados devido ao não cumprimento dos procedimentos de auditoria e a graves discrepâncias entre o que foi apurado na auditoria e a realidade.

Os responsáveis pelas equipas são responsáveis pelas opiniões que emitem na revisão dos documentos de trabalho e pelas graves discrepâncias que não tenham conseguido detectar entre o que foi apurado na auditoria e a realidade.

Relatório de auditoria

Examinadas as matérias sujeitas à auditoria, a equipa de auditoria procede à redacção do relatório, o qual deve ser preciso, objectivo, construtivo e fundamentado nos resultados de auditoria.

O relatório de auditoria compreende as bases de auditoria, a execução da auditoria e as opiniões de auditoria.

Bases de auditoria são as normas legais e regulamentares ao abrigo das quais a auditoria foi realizada.

Relato da execução da auditoria engloba o âmbito da auditoria, a natureza da auditoria e os resultados de auditoria.

Opiniões de auditoria são juízos valorativos pronunciados sobre a veracidade, a legalidade e os benefícios das receitas e despesas financeiras do sujeito a auditoria. Na formulação das opiniões de auditoria, o pessoal de auditoria deve aplicar o seu julgamento profissional e ter em conta o nível de materialidade, os riscos de auditoria aceitáveis, bem como os montantes, a natureza e as circunstâncias dos problemas verificados. O pessoal de auditoria apenas emite opiniões valorativas sobre as matérias auditadas, não se pronunciando sobre tudo o que não tenha sido examinado durante o processo de auditoria, matérias sem provas suficientes, matérias sem bases de avaliação, matérias para as quais não haja critérios claros ou matérias fora do âmbito de auditoria.

Os sujeitos a auditoria ou as pessoas visadas devem apresentar as suas opiniões, por escrito, ao CA, no prazo de quinze dias úteis contados a partir da data de recepção do relatório de auditoria. Caso o sujeito a auditoria reclame das opiniões de auditoria contidas no documento para recolha de opinião, a equipa de auditoria deve proceder à conferência e apresentar esclarecimento escrito e, se for o caso, reescrever o relatório, conservando, porém, o documento para recolha de opinião.

O director da DSA e o pessoal envolvido são responsáveis pela veracidade e integridade dos relatórios de auditoria, nomeadamente quanto a erros materialmente relevantes omitidos ou não revelados de acordo com os documentos de trabalho ou quando o revelado nos relatórios se desvia gravemente da realidade.

Processo de auditoria

Concluída a elaboração do relatório, a equipa de auditoria deve, de acordo com o disposto nos procedimentos vigentes, reunir toda a documentação relativa à auditoria realizada a fim de constituir o respectivo processo de auditoria.

A equipa de auditoria é responsável pela constituição do processo de auditoria. Ao responsável pela equipa de auditoria compete examinar e aprovar a qualidade do processo, devendo instar o pessoal envolvido a proceder à correcção das situações de desconformidade eventualmente detectadas.

A equipa de auditoria deve proceder ao arquivamento do processo aprovado dentro dos prazos determinados.

A verificação da veracidade e integridade dos elementos que integram o processo de auditoria compete aos membros da equipa de auditoria; ao responsável pela equipa de auditoria compete examinar e opinar sobre a aceitação do processo; o director da DSA responsabiliza-se pela oportunidade de arquivamento do processo.

Auditoria Interna

A par da aplicação rigorosa do modelo de gestão de projectos, funciona ainda no Comissariado da Auditoria uma unidade autónoma que exerce auditoria interna sobre as tarefas de auditoria realizadas, a fim de assegurar a implementação efectiva do controlo de qualidade e para garantir que as tarefas de auditoria sejam executadas de modo apropriado e de acordo com os procedimentos estabelecidos.

À unidade de auditoria interna é garantida autonomia na estrutura orgânica do CA assim como a nível de funcionamento, pois só assim se pode assegurar que ela exerça a auditoria de forma objectiva e imparcial, reforçando assim o controlo da qualidade da auditoria.

A unidade de auditoria interna procede ao exame da gestão de risco, à gestão de projecto, às tarefas de auditoria e aos documentos de trabalho produzidos nas auditorias concluídas. As conclusões e as avaliações emitidas pela unidade de auditoria interna são apresentadas em relatório, submetido à apreciação do Comissário da Auditoria.

A unidade de auditoria interna examina os processos de auditoria constituídos após a conclusão das respectivas auditorias, em que revê as matérias auditadas e os documentos e materiais comprovativos associados. O exame foca sobre as seguintes matérias:

a) definição e execução dos procedimentos de auditoria;
b) cumprimento das normas de auditoria relevantes;
c) actividades de supervisão e de revisão;
d) documentos de trabalho e a objectividade, relevância, suficiência e legalidade das provas de auditoria;
e) outras matérias relacionadas com a qualidade de auditoria.
 
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